Resposta direta
O funil mínimo de prospecção tem cinco colunas: a contatar, contato feito, em conversa, proposta e ganho/perdido. Regras claras de entrada e saída em cada coluna valem mais do que qualquer recurso avançado de CRM.
Quando a planilha deixa de servir
Planilha resolve até cerca de cem empresas e um vendedor. Os sinais de que ela virou gargalo são sempre os mesmos: alguém liga para quem já foi contatado; ninguém sabe qual foi a última mensagem enviada; o follow-up depende de lembrança; e a pergunta “quantas respostas tivemos esta semana?” exige meia hora de conferência. A partir daí, o problema não é falta de leads — é falta de estado. Cada empresa precisa de um lugar visível no processo.
As cinco colunas e as regras de cada uma
A contatar
Lead escolhido para esta campanha, ainda sem nenhuma tentativa. Só sai daqui quando existir uma mensagem enviada de fato.
Contato feito
Primeira tentativa registrada, com data. Se passaram três dias sem resposta, é aqui que o follow-up nasce.
Em conversa
A empresa respondeu. Nesta coluna o dado que importa é a próxima ação e a data dela — nunca deixe um card aqui sem próximo passo.
Proposta
Existe número, escopo ou orçamento na mesa. Poucos cards, alta atenção, revisão diária.
Ganho / Perdido
Fechamento com motivo. Sem o motivo da perda, você repete o mesmo erro no próximo mês.
Quatro hábitos que mantêm o funil vivo
Uma campanha por experimento
Cada combinação de nicho, região e oferta merece a própria campanha. Assim você compara: 'clínicas Centro' respondeu 11%, 'oficinas Zona Norte' respondeu 4%. Misturar tudo em um funil único apaga essa leitura.
Card só existe com dono e próximo passo
Funil sem responsável e sem data é lista de desejos. A pergunta de revisão semanal é simples: quem toca este card e quando.
Mover o card é o registro
Se mover exige preencher formulário, ninguém move. O funil precisa ser mais rápido que a anotação no caderno, ou os dados morrem em uma semana.
Três números por semana
Mensagens enviadas, respostas recebidas e reuniões marcadas. Com esses três você sabe se o problema é volume, mensagem ou oferta — e resolve o certo.
Diagnóstico pelo formato do funil
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Muitos envios, poucas respostas | A mensagem é genérica ou o nicho está errado. | Reescreva a abertura com contexto real da empresa e teste um nicho vizinho antes de aumentar volume. |
| Boas respostas, poucas reuniões | A conversa não tem próximo passo claro. | Ofereça duas opções concretas de horário em vez de perguntar 'tem interesse?'. |
| Reuniões acontecem, propostas não avançam | A dor não foi confirmada antes da proposta. | Volte uma etapa: valide o problema e o orçamento antes de escrever escopo. |
| Funil cheio e parado | Cards sem próxima ação nem data. | Faça uma limpeza: tudo sem próximo passo volta para 'A contatar' ou vira perdido com motivo. |
Como isso funciona no Mappoa
As campanhas do Mappoa são exatamente esse funil em Kanban: você cria a campanha, escolhe quais leads capturados entram nela e arrasta os cards conforme a conversa evolui. Cada card mostra o que foi encontrado sobre a empresa, guarda o histórico de contato e conta as mensagens registradas no dia — então a revisão semanal é olhar o quadro, não montar planilha. A base vem da captura e do enriquecimento, no mesmo lugar.